Os relatórios gerenciais são poderosas ferramentas de negócio e que podem ajudar a determinar o sucesso de qualquer empreendimento. Muito mais, são uma bússola essencial para orientar as ações.
Mas afinal, o que exatamente são os relatórios gerenciais e por que são tão cruciais para uma gestão eficaz do laboratório? É isso que vamos trazer neste post e ainda apresentar 5 dicas de como começar um relatório gerencial eficiente. Vamos lá?
Navegue pelo índice
O que são relatórios gerenciais?
Chamamos de relatório gerencial todo documento gerado através da compilação de dados, indicadores e métricas que fornecem um panorama geral e informações relevantes e estruturadas aos donos do laboratório sobre o seu desempenho.
Os relatórios gerenciais são elaborados com o intuito de auxiliar os gestores a medir diferentes aspectos do laboratório como produtividade, quantidade de exames, orçamentos não efetuados etc, e a tomar decisões baseadas em dados reais e não em suposições que podem levar a decisões erradas e a colocar o negócio em risco. Então, não existe espaço para erros ou inconsistências.
Para se ter ideia, segundo estudo do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), apenas 40,7% das empresas sobrevivem ao mercado após cinco anos de abertura e, entre as causas, é a falta de planejamento estratégico baseados em dados.
Tipos de relatórios mais comuns
Como mencionamos é possível criar relatórios com diferentes enfoques, de acordo com o objetivo que se deseja analisar. Os tipos mais comuns costumam ser:
- Produtividade;
- Faturamento;
- Auditoria;
- Inadimplência;
- Atendimento;
- Satisfação do cliente;
- Evolução mensal;
- Marketing;
- Financeiro.
Agora que você conheceu um pouco mais sobre os relatórios, vamos aprender como montar um. Veja a seguir!
Como fazer um relatório gerencial?
Criar relatórios gerenciais bem estruturados é crucial para a gestão eficaz do laboratório, afinal é através deles que decisões importantes são embasadas, investimentos são concretizados e as mudanças implementadas.
Para te auxiliar neste processo, confira 5 dicas essenciais.
1. Defina o objetivo do relatório
O primeiro ponto importante é entender qual o objetivo do relatório, ou seja, qual a finalidade ele atende: se é para atualizar o gestor do laboratório sobre a situação atual ou para analisar os resultados de uma campanha, por exemplo.
2. Entenda o público-alvo: seja acessível
Outro ponto é entender é para quem ele é destinado, ou seja, quem serão os leitores. Isso facilitará selecionar quais são as informações a serem inseridas e como será a linguagem escrita. Lembre-se: todos os interessados precisam entender as informações.
3. Colete os dados de forma correta: apoie-se na tecnologia
É preciso um cuidado minucioso e total precisão na hora de levantar os dados que vão compor o relatório gerencial. Isso porque um simples erro de digitação despercebido pode prejudicar totalmente a elaboração das estratégias do laboratório e mudar os resultados negativamente.
O uso da tecnologia facilita a coleta, análise e apresentação dos dados de um relatório. Utilizar um software laboratorial é a maneira mais segura de cruzar os dados do sistema e gerar tanto os relatórios como os indicadores para a tomada de decisão, já que todas as informações estão centralizadas em um só lugar.
Além disso, o próprio LIS gera os indicadores sem intervenção humana, eliminando a necessidade de redigitar qualquer informação, o que garante relatórios gerenciais mais corretos, completos e com informações reais.
4. Faça a análise dos dados
Os dados sozinhos não querem dizer nada, por isso, é fundamental fazer a análise deles, identificando tendências, padrões e variações significativas.
Vale a pena comparar com períodos anteriores e com as metas estabelecidas, para gerar mais insights e nortear as próximas ações.
5. Apresente de forma simples
Um relatório para ser eficaz precisa comunicar informações de forma direta e concisa, evitando distrações e dados de menor relevância.
Geralmente relatórios são considerados documentos burocráticos, então a chave está em simplificar a apresentação para facilitar a compreensão. Use gráficos e deixe bem atrativo visualmente.
Qual a importância do relatório gerencial?
As ações do laboratório são mais bem compreendidas com o uso dos relatórios, que ajudam a monitorar o progresso das atividades, encontrar possíveis problemas e ajustar estratégias com o intuito de alcançar os objetivos da empresa.
Por isso manter uma rotina de levantamento dessas informações é tão importante. Os relatórios e indicadores laboratoriais são verdadeiros aliados na gestão. Conheça alguns bons motivos para gerar relatórios no laboratório.
1. Apoia a decisão com dados reais
Com bons relatórios e indicadores, o gestor do laboratório tem uma visão mais clara e objetiva da situação do negócio e está apto a tomar decisões mais acertadas.
2. Ajuda a identificar tendências e padrões
Com a avaliação recorrente da saúde do laboratório através dos relatórios é possível identificar tendências e padrões ao longo do tempo, o que ajuda a identificar sazonalidade, oportunidades de crescimentos, ameaças e as áreas do laboratório que precisam de melhoria, se há possibilidade de abrir um posto de coleta ou até mesmo se é necessário contratar ou desligar funcionários.
3. Dão suporte à definição de metas e objetivos realistas
Lembra que comentamos como é importante garantir a credibilidade dos dados gerados nos relatórios? Só assim é possível definir metas e objetivos realistas, de acordo com a estratégia do laboratório.
4. Facilita a comunicação
Através dos relatórios gerenciais fica mais fácil a comunicação entre as diferentes áreas ou níveis de hierarquia dentro do laboratório, já que todos terão acesso às mesmas informações e estarão alinhados com os resultados.
5. Monitora o desempenho e apoia a estratégia
Um relatório de gestão feito regularmente ajuda a monitorar de forma contínua o desempenho do laboratório, com indicadores-chave, para analisar o desempenho atual com o que foi estabelecido como meta.
Com essa regularidade é mais fácil manter um histórico do desempenho de todas as áreas do laboratório e possibilita identificar desvios e a implementar ações corretivas.
Viu só como manter uma rotina de relatórios no laboratório pode ajudar no crescimento e evolução do negócio? Se você quer entender mais sobre análise de dados te convidamos para ler nosso artigo 14 indicadores para laboratório para acompanhar de perto.
Até o próximo post.