Quando falamos do mercado laboratorial um dos grandes desafios dos gestores tem sido manter o negócio em um alto nível de competitividade. Nesse meio, os indicadores para laboratório aparecem como instrumentos para a elaboração de um planejamento estratégico eficiente, que leve o empreendimento a um lugar de destaque.
O acompanhamento de indicadores permite que o gestor tenha sempre em mãos dados reais sobre o laboratório e, assim, garantir uma tomada de decisão mais assertiva.
Continue conosco neste artigo se você quer saber mais sobre os indicadores para laboratório, quais os tipos e uma lista com 14 modelos para te ajudar a dar o pontapé inicial. Confira!
Navegue pelo índice
O que são indicadores para laboratório?
Os indicadores para laboratório, também chamados de indicadores laboratoriais ou de KPI de laboratório – sigla de Key Performance Indicator – são métricas formadas a partir de dados levantados diariamente na rotina de um empreendimento.
Esses indicadores transformam os dados inseridos no software laboratorial e os transforma em informações importantes para a tomada de decisão. Geralmente são apresentados em forma de gráficos ou outros recursos visuais, para serem interpretados de forma fácil e visual.
Eles existem para mostrar a performance do laboratório e para facilitar a tomada de decisão dos gestores, que antes gastavam muito tempo coletando dados de diferentes relatórios. Com os indicadores a informação é vista e entendida de forma rápida, sem grandes complicações.
Agora que você entendeu o que são os indicadores laboratoriais, vamos te apresentar a seguir os principais tipos que você pode levantar e conduzir o negócio baseado em informações reais. Confira!
Tipos de KPI para laboratório
Existem diversos exemplos de KPIs para a gestão de um laboratório, sendo possível levantar indicadores de todos os setores para acompanhar de perto o desempenho de cada um deles e saber quando investir mais ou menos em uma determinada estratégia.
Veja alguns exemplos básicos de indicadores laboratoriais que oferecem uma visão da realidade do seu laboratório.
Indicadores de Produção
O objetivo desses indicadores é avaliar a capacidade produtiva do laboratório, oferecendo subsídio para adequação de horário e carga de trabalho, reduzindo a capacidade ociosa e horas extras.
Indicadores financeiros
Oferecem uma visão clara da movimentação financeira do laboratório, permitindo que o gestor fique atento às variações sazonais, assim como aos efeitos de campanhas de marketing.
Indicadores de auditoria
Auxiliam no acompanhamento de processos delicados e que normalmente passam desapercebidos.
Indicadores de evolução
Demonstram a evolução do laboratório, ao longo do tempo, oferecendo uma ampla visão do negócio baseado em dados históricos, que podem ser utilizados para simular cenários e prever resultados futuros com mais precisão.
Esses são alguns tipos de KPIs que você pode levantar. Mas, quais informações não podemos deixar de lado na hora de criar os indicadores? É sobre isso que falamos a seguir.
Quais os indicadores mais utilizados em laboratório?
Nós separamos alguns exemplos de indicadores de desempenho para você conhecer e entender um pouco mais como cada um deles pode influenciar nas decisões estratégicas do laboratório.
1. Ticket médio por exame
Este tipo de indicador apresenta o valor médio cobrado por exame, que, quando calculado junto ao custo médio do exame, é possível obter o percentual médio de lucratividade. Indo mais além, é possível levantar até quais os locais de atendimento possuem o maior ticket médio por exame.
Esta análise, fornece a informação de quanto, em média, cada exame gera de receita para o seu laboratório.
2. Exames mais pedidos
Atualmente você consegue responder quais são os exames mais realizados no seu laboratório? Este indicador mostra aos gestores quais tipos de exames são mais solicitados e essa informação pode ajudar a mapear o perfil dos pacientes mais atendidos, por exemplo.
Outro bom motivo para ficar de olho neste indicador é saber identificar melhor quais investimentos fazer em insumos e conseguir negociar melhores preços, já que você conhece a demanda mensal.
3. Faturamento
Entenda como é o faturamento do seu laboratório, inclusive dividindo em tipos de faturamento como quanto se ganha com convênio, com pagamentos em dinheiro, quais são os médicos que levam maior faturamento ao laboratório e até quais os exames com maior faturamento.
São informações ricas para distinguir qual o tipo de atividade traz mais retorno ao laboratório e encontrar meios de engajar as que não estão, com decisões mais acertadas.
4. Análise de evolução mensal
Como o próprio nome sugere este indicador é ideal para acompanhar a evolução mês de diversos aspectos do laboratório como quantidade de pacientes atendidos, quantidade de exames realizados, dentre outros.
Com essa análise fica mais fácil identificar quais são os períodos de baixa no laboratório, os efeitos após as ações de marketing realizadas mês após mês etc.
5. Indicador de TAT (Tempo de atendimento total)
O TAT (Turn Around Time ou Tempo de Resposta), mais conhecido como Tempo de Atendimento Total, envolve um dos pontos mais delicados e imprescindíveis do laboratório: o tempo de espera do paciente desde a sua entrada no laboratório, com a retirada da senha de atendimento, até a liberação dos resultados.
Mensure cada etapa do TAT e identifique precisamente onde está o gargalo do seu processo, para que você possa promover ações de melhoria pontuais.
6. Exames sem resultado
Uma outra análise importante a ser realizada é o índice de laudos sem resultado ou disponibilizados após a data prometida. Isso porque, muitas vezes, o paciente está apenas aguardando os resultados dos exames para ter um diagnóstico mais preciso, com retorno já agendado com seu médico.
Se você atrasa os resultados, pode perder um paciente e ainda gerar uma insatisfação com a classe médica.
7. Convênios mais representativos
Para identificar se um convênio está de fato contribuindo para o crescimento do seu laboratório ou só está tornando os processos ineficientes, você pode analisar o quanto cada convênio representa no seu faturamento total.
8. Indicadores de descontos concedidos
É possível descobrir quanto do seu faturamento foi perdido devido aos descontos dados pela recepção. Mais do que isso, é importante verificar quem são os colaboradores que mais concedem descontos, identificando se os descontos são realmente necessários, ou se eles estão sendo concedidos sem nenhum critério.
9. Produtividade do laboratório
Aqui vale analisar a produtividade de recepcionistas, coletadores, digitação de resultados, responsáveis pela aprovação dos resultados e até equipamentos.
Estes indicadores também fornecem relatórios que podem ser usados para identificar treinamentos e oportunidades de melhoria nos processos, e até mesmo aquisição ou venda de equipamentos.
10. Satisfação do cliente
Sempre que possível meça a satisfação do seu cliente, para acompanhar de perto como tem sido a experiência dos pacientes com os seus serviços e eliminar aqui que ainda é obstáculo para alcançar um atendimento de excelência.
11. Orçamentos não finalizados
A análise do número de orçamentos que não foram convertidos em atendimento, é um indicador do volume de exames que foram realizados por outro laboratório, mas que poderiam ter sido realizados no seu.
Tome o cuidado, no entanto, para identificar o real motivo da desistência, se foi por questão de preço, atendimento ou conveniência.
12. Exames enviados para o laboratório de apoio
Para não perder o controle das suas finanças, analise o volume das rotinas que estão sendo terceirizadas, e se a demanda já comporta a aquisição de equipamentos próprios nos casos de alta demanda.
É importante analisar também quanto do seu faturamento corresponde a cada apoio, para entender o grau de dependência de cada um na sua rotina. Essa informação pode ser usada para a negociação de melhores condições de preço e prazo com cada um dos apoios, ou até mesmo centralizar todo o seu apoio em um laboratório em troca de melhores condições.
13. Produção por unidade de atendimento
Analise a capacidade de produção de cada local de atendimento para identificar o potencial de cada empreendimento, se há a necessidade de treinamento de pessoal ou até verificar se ainda vale a pena manter a unidade aberta.
14. Indicações por médicos
Faça uma análise recorrente dos médicos que mais que mais solicitaram exames no mês e identifique bons parceiros para estreitar relacionamento em busca de mais lucratividade ao laboratório.
Qual a utilidade dos indicadores no laboratório?
Ainda existem muitos gestores que se perguntam por que é tão importante acompanhar os indicadores de desempenho do laboratório.
A resposta é bem simples: sem a análise de indicadores é impossível identificar os resultados do laboratório, bem como possíveis falhas no processo e indicar quais ações podem ser tomadas, tanto em relação a melhorias quanto a redução de problemas.
Com os indicadores laboratoriais é possível fazer análises constantes nos processos, criar comparativos e estabelecer metas de acordo com o cenário real do negócio, não apenas em hipóteses. Além disso, são poderosas ferramentas para implementar metodologias para diminuir retrabalho, reduzir custos e buscar por aprimoramento constante.
Busque por sistemas que ofereçam indicadores laboratoriais
Monitorar essas informações regularmente é um trabalho hercúleo se a coleta dos dados for realizada de forma manual ou obtida através de relatórios impressos. O laboratório precisa contar com soluções tecnológicas que ofereçam essas informações de forma rápida e clara, dando suporte ao gestor do laboratório.
Então vale a pena investir em um sistema laboratorial que já ofereça este tipo de ferramenta, que colete os dados inseridos diariamente no software e transforme em informações valiosas para a gestão do laboratório.
Clientes Hotsoft, por exemplo, podem usufruir do Painel MeuLab, com esses indicadores e muitos outros. Fale com nosso time de negócios para conhecer como funciona.
Esperamos que este artigo tenha auxiliado a conhecer um pouco mais sobre os indicadores e que ajude com insights para a gestão do laboratório. Até o próximo post!